Última actualización: Mayo 2026
Estos Términos y Condiciones regulan el acceso, contratación y uso de Apruebate, una plataforma SaaS dirigida a academias, institutos, centros de formación y demás organizaciones educativas que requieren gestionar estudiantes, simulacros, resultados y métricas de desempeño académico.
Al registrarse, activar una cuenta, firmar una propuesta comercial, emitir una orden de servicio o utilizar la plataforma, el cliente acepta estos términos y declara que actúa con capacidad legal suficiente. Si una persona accede en nombre de una academia, se entiende que cuenta con autorización para obligarla contractualmente.
Apruebate opera bajo un modelo de software como servicio o SaaS y cuenta con arquitectura multi-tenant, lo que significa que cada academia utiliza un espacio lógico propio, separado del de otros clientes.
La plataforma puede incluir funcionalidades como gestión de estudiantes, grupos, simulacros, preguntas, respuestas, resultados, reportes, análisis de desempeño y herramientas de seguimiento académico. Apruebate podrá apoyarse en infraestructura cloud, VPS, contenedores y terceros especializados para correo, almacenamiento, monitoreo, autenticación, analítica u operaciones complementarias del servicio.
El cliente debe suministrar información veraz, completa y actualizada durante el proceso de registro, contratación, facturación y administración de la cuenta. Las credenciales son personales e intransferibles, salvo cuentas institucionales creadas expresamente para fines administrativos internos.
El cliente es responsable de la asignación de roles, permisos y controles de acceso dentro de su organización. Apruebate podrá considerar válidas las acciones ejecutadas desde cuentas autorizadas, salvo que el cliente informe oportunamente un uso indebido o acceso no autorizado.
El cliente y sus usuarios autorizados solo podrán utilizar Apruebate para fines legítimos relacionados con la operación académica, administrativa y evaluativa de la institución, dentro del alcance del plan contratado y conforme a la ley aplicable.
El cliente responde por el uso que hagan sus administradores, docentes, coordinadores y demás usuarios autorizados. También garantiza que cuenta con base legítima para recolectar, usar, cargar y gestionar la información académica, operativa y personal tratada dentro de la plataforma.
Corresponde al cliente validar la exactitud de la información incorporada, custodiar credenciales, capacitar a sus usuarios, definir políticas internas de uso y revisar los resultados o reportes antes de utilizarlos como soporte exclusivo para decisiones académicas o administrativas sensibles.
Apruebate, su software, interfaces, estructura funcional, marcas, diseños, documentación, desarrollos, mejoras, bases de datos propias y demás activos asociados son de titularidad exclusiva del proveedor o de sus licenciantes y se encuentran protegidos por las normas aplicables de propiedad intelectual.
El cliente conserva los derechos sobre la información, simulacros, bancos de preguntas, reportes y demás contenidos que cargue o genere en su entorno, sin perjuicio de la autorización técnica necesaria para que Apruebate los aloje, procese, respalde y muestre dentro de la prestación del servicio.
Sujeto al pago oportuno y al cumplimiento de estos términos, Apruebate concede al cliente una licencia limitada, no exclusiva, revocable, no transferible y no sublicenciable para acceder y utilizar la plataforma únicamente durante la vigencia de la relación contractual y para fines internos de su operación.
Esta licencia no implica cesión de derechos de propiedad intelectual ni habilita al cliente para explotar el software con fines distintos a los autorizados expresamente por el proveedor.
Cuando Apruebate opere bajo modalidad paga, el cliente deberá pagar las tarifas, cargos recurrentes, valores por consumo, impuestos y demás conceptos definidos en la propuesta comercial, cotización, orden de servicio, plan contratado o documento equivalente.
Las suscripciones podrán ser mensuales, anuales o por periodos personalizados. El incumplimiento en el pago podrá dar lugar a suspensión de funcionalidades, restricción de acceso, no renovación del servicio o terminación contractual, sin perjuicio del cobro de los valores adeudados y de los intereses legalmente permitidos.
Apruebate procurará mantener una disponibilidad comercialmente razonable del servicio y adoptar medidas de monitoreo, respaldo, continuidad y recuperación. Sin embargo, el cliente reconoce que pueden presentarse interrupciones por mantenimiento programado, actualizaciones, fallas de conectividad, incidentes de terceros, contingencias de seguridad o eventos de fuerza mayor.
Apruebate podrá realizar correcciones, mejoras, nuevas versiones, parches y actualizaciones de seguridad sin requerir autorización individual del cliente. El soporte se prestará conforme a los canales y alcances definidos para cada relación comercial.
El tratamiento de datos personales relacionado con el uso de Apruebate se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de la plataforma, así como por la normativa colombiana aplicable, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias.
Cuando el cliente cargue información de estudiantes, docentes, acudientes u otros terceros, será responsable de contar con la base jurídica correspondiente. Apruebate actuará como encargado o proveedor tecnológico respecto de esa información, salvo en los tratamientos donde actúe como responsable directo. Para mayor detalle, consulte la Política de Privacidad.
Apruebate podrá suspender o cancelar el acceso total o parcial a la plataforma cuando exista incumplimiento de estos términos, mora en el pago, uso abusivo, riesgo razonable de seguridad, orden de autoridad competente o necesidad de contención técnica frente a incidentes que puedan afectar al servicio o a terceros.
Cuando sea posible, Apruebate informará la causa de la medida y las condiciones para subsanar el incumplimiento. Una vez terminada la relación contractual, la información podrá conservarse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales, técnicas o de defensa jurídica.
Apruebate es una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión académica y no garantiza resultados pedagógicos específicos, aprobaciones, admisiones, permanencia estudiantil ni decisiones institucionales del cliente. La interpretación y uso de reportes, estadísticas o analíticas corresponde exclusivamente al cliente.
En la máxima medida permitida por la ley, Apruebate no será responsable por daños indirectos, incidentales, consecuenciales, lucro cesante, pérdida de oportunidad, afectación reputacional o fallas atribuibles a internet, terceros, infraestructura ajena o fuerza mayor. Salvo disposición legal imperativa en contrario, la responsabilidad económica agregada de Apruebate no excederá el valor efectivamente pagado por el cliente durante los doce meses anteriores al hecho que origine la reclamación.
Apruebate podrá actualizar estos términos para reflejar cambios legales, regulatorios, operativos, técnicos, de producto o comerciales. La versión vigente será la publicada en esta página con su fecha de actualización.
Cuando el cambio sea material, Apruebate podrá informarlo por correo electrónico, dentro de la plataforma o mediante avisos visibles en el sitio. El uso continuado del servicio después de la entrada en vigencia de la actualización implicará aceptación de la nueva versión, salvo que la ley exija un mecanismo distinto.
Estos términos se interpretan y ejecutan de conformidad con las leyes de la República de Colombia. Toda controversia relacionada con su validez, interpretación, ejecución o terminación estará sometida a la jurisdicción de los jueces colombianos, sin perjuicio de los mecanismos de arreglo directo o solución alternativa de conflictos que las partes acuerden previamente.
Para consultas legales, contractuales, solicitudes relacionadas con estos términos o notificaciones formales, puede comunicarse con Apruebate a través de:
Correo de contacto: hola@apruebate.com